תסריט של עשר דקות
שיחה ממוקדת נראית בערך כך: בדקה הראשונה מציגים את עצמכם, את התפקיד ואת מטרת השיחה, ואומרים כמה זמן היא תימשך. בשלוש הדקות הבאות מבררים את התנאים הקשיחים — שעות, מיקום, זמינות להתחיל. בשלוש הדקות אחריהן שואלים על העבודה עצמה — יום טיפוסי בתפקיד האחרון. שתי דקות לשאלות של המועמד/ת. ודקה לסגירה: השלב הבא ומתי.
הסדר חשוב. התנאים הקשיחים קודמים לשאלות על ניסיון משום שהם הפוסלים הנפוצים והזולים לבירור: אין טעם לחקור לעומק מי שלא יכול להגיע למשמרת. ואם כבר ברור אחרי ארבע דקות שאין התאמה, אפשר ואף רצוי לסיים — מבלי למלא את הזמן שנותר.
לפני השיחה כדאי לתאם שעה, גם הודעה קצרה בהודעת טקסט, ולוודא שהמועמד/ת יכולים לדבר. שיחה שמתקבלת באמצע משמרת, בכניסה לתחבורה ציבורית, לא תפיק מהם את התשובות הטובות ביותר, וגם לא תעיד עליהם.
ארבע השאלות שמחזירות ערך
כל שאלה כאן נבחרה כי התשובה עליה משנה החלטה. שאלה שהתשובה עליה לא תשנה דבר — אין לה מקום בעשר דקות.
- מה השעות והמיקום שמתאימים לך בפועל
- זהו הפוסל השכיח ביותר בקמעונאות ובלוגיסטיקה, והוא מתגלה מאוחר מדי אצל רוב המעסיקים. מועמד/ת מצוינים שאינם יכולים להגיע למשמרת ערב אינם מועמדים למשמרת ערב.
- ספר/י לי על יום עבודה טיפוסי בתפקיד האחרון
- שאלה פתוחה אחת שמחליפה חמש סגורות. מי שעשה את העבודה מתאר אותה בפרטים; מי שלא, מתאר אותה בכותרות.
- למה את/ה מחפש/ת עכשיו
- לא כדי לתפוס אף אחד. התשובה מלמדת מה המועמד/ת מחפשים שאין להם — ואם מה שאתם מציעים הוא בדיוק אותו דבר, זו התאמה; אם לא, עדיף לדעת עכשיו.
- מתי אפשר להתחיל
- תאריך התחלה הוא לרוב אילוץ אמיתי משני הצדדים. הוא נפתר בשאלה אחת, ומייתר שיחות מאוחרות.
שלוש שאלות שכדאי לוותר עליהן
״ספר/י לי על עצמך״ — התשובה תלויה כמעט לגמרי בביטחון העצמי של הדובר/ת ולא ביכולתם. היא מייצרת רושם ראשוני חזק שקשה לתקן בהמשך, ולכן היא מזיקה דווקא כשהיא מרשימה.
״מה נקודת החולשה שלך״ — בשלב הזה כולם מכירים את התשובה הצפויה. אם רוצים לדעת איפה אדם מתקשה, שואלים על מקרה: ״מה היה החלק הקשה בעבודה הקודמת״.
״כמה את/ה רוצה להרוויח״ בדקה הראשונה — שאלה שמכניסה משא ומתן לשיחה שנועדה לסינון. עדיף לומר את הטווח שלכם ולשאול אם הוא בגבולות ההיגיון עבור המועמד/ת.
מה לא לשאול בשיחה הראשונה
שיחת סינון קצרה ובלתי פורמלית היא המקום שבו שאלות לא מתאימות נשאלות בקלות רבה ביותר, ״כדי להכיר״. שאלות על מצב משפחתי, ילדים, הריון, גיל, מקום מגורים מעבר לשאלה על הגעה, או שירות צבאי הן שאלות שהחוק מגביל או שנוגעות בעילות שהוא אוסר, גם כשהן נשאלות בטון ידידותי. הדרך הנכונה לברר זמינות היא לשאול על דרישת התפקיד עצמה: ״המשרה כוללת משמרת עד 22:00 פעמיים בשבוע — זה מתאים?״
הפירוט המלא של העילות האסורות, ושל החלופות לכל שאלה בעייתית, מופיע במדריך על מה מותר ומה אסור לשאול בראיון עבודה. כדאי לעבור עליו לפני שמעבירים שיחות סינון למגייסים חדשים.
מה עושים עם מועמד/ת שלא מתאימים לתפקיד אבל מתאימים למשרה אחרת
לעיתים שיחת סינון מגלה שהמועמד/ת מצוינים, אבל לא למשמרת או למיקום המדויקים. זו תוצאה שכדאי לתעד ולא לאבד: הערה קצרה — ״מתאים/ה למשמרת בוקר בלבד״ — שמאפשרת להציע אחר כך משרה אחרת. במאגר שמתוחזק היטב, שיחה אחת משרתת כמה גיוסים.
בכל מקרה, מועמד/ת שנאמר להם בגלוי למה לא התקדמו, ושמדובר בשיקול של זמינות ולא באיכות, חוזרים בשמחה כשתפתח משרה מתאימה. מי שנאמר לו ״נחזור אליך״ ולא חזרו לא יגיש שוב.
איך לתעד: שלושה משפטים לכל שיחה
אחרי כל שיחה, בתוך דקה, כותבים שלושה משפטים: מה נשאל ומה נענה בנוגע לתנאים הקשיחים, רושם מקצועי אחד שנשען על משהו שנאמר ולא על תחושה, והחלטה — מתקדמים, ממתינים או מסיימים — עם נימוק קצר. התיעוד נשמר לצד המועמדות, במערכת ולא בטלפון הפרטי.
זה לא בירוקרטיה: זה מה שמאפשר לכם להסביר החלטה חודשיים אחרי, וזה גם מה שמונע מהשיחה השלישית באותו יום להתערבב עם הראשונה. בשיבוץ כל הכרעה על מועמד/ת נעשית בידי אדם ונרשמת עם נימוקה מול דרישות המשרה.
איך לסגור את השיחה
שני משפטים: מה השלב הבא, ומתי בדיוק תחזרו. ״נהיה בקשר״ אינו שלב הבא. מועמד/ת ששמעו תאריך ולא קיבלו מענה עד אליו יבינו מעצמם — וזה עדיף על להשאיר אותם ממתינים שבועיים.
ואם ברור כבר בשיחה שאין התאמה, אמרו זאת בשיחה. זה חוסך למועמד/ת ציפייה ולכם עוד סבב תזכורות, ואנשים זוכרים לטובה מי שאמר להם את זה בפנים.
שאלות נפוצות
האם אפשר לנהל שיחת סינון בהודעות במקום בטלפון?
אפשר, ולעיתים זה אף עדיף — מועמדים בעבודה במשמרות לא תמיד יכולים לענות לטלפון באמצע יום. חשוב לשמור על אותו מבנה: אותן שאלות, אותה שקיפות לגבי השלב הבא, ותיעוד השיחה במערכת ולא בטלפון הפרטי של המגייס/ת.
כמה מועמדים כדאי להעביר משיחת סינון לראיון?
אין מספר נכון, אבל יש סימן אזהרה בשני הכיוונים: אם כמעט כולם עוברים, הסינון אינו מסנן והוא רק מוסיף שלב; ואם כמעט אף אחד לא עובר, סביר שהבעיה במודעה או במקור הפניות ולא במועמדים.
כמה זמן צריכה להימשך שיחת סינון?
עשר דקות מספיקות לרוב התפקידים התפעוליים. תפקיד שדורש הערכה מקצועית עמוקה יותר ראוי לראיון נפרד, לא לשיחת סינון ארוכה. אם אחרי חמש דקות ברור שאין התאמה, מותר לסיים.
מה עושים כשהמועמד/ת לא עונים לטלפון?
שולחים הודעה קצרה עם שעה חלופית ומנסים שוב פעם אחת באותו יום או למחרת. שלושה ניסיונות על פני יומיים הם סביר. מי שלא ענה אחרי כן, כנראה אינו זמין כרגע, וניתן לחזור אליו אם המשרה עדיין פתוחה.
האם חייבים לתעד שיחת סינון?
אין חובה כללית בחוק, אבל תיעוד קצר של הנימוק המקצועי לכל החלטה הוא ההגנה המעשית הטובה ביותר אם תיטען טענת הפליה, והוא גם מקל על מגייסים אחרים להמשיך מאותה נקודה.